Situatie
Een serviceorganisatie heeft jarenlang goede rendementen gemaakt. Geconfronteerd met tegenwind moet de onderneming beter inzicht krijgen in de huidige stand van zaken én begroting. De financieel manager heeft heel wat jaren ervaring in het bedrijf en kan met ad hoc analyses veel informatie geven. De overige managementleden, zonder financiële achtergrond, vinden echter weinig aansluiting met de managementrapportages. Zij kunnen onvoldoende sturen op deze informatie, waardoor het scherp aan de wind zeilen wordt bemoeilijkt. Andere stakeholders (aandeelhouders, bank) ervaren dit ook.
Acties
- Analyseren huidige managementinformatie.
- Inventariseren behoeften van de managementleden aan managementinformatie, aangevuld met eigen expertise op het gebied.
- Inventariseren beschikbare data en informatie.
- Met gebruik van de balanced scorecard een nieuwe managementrapportage ontworpen met:
- per activiteit en geconsolideerd inzicht in W&V (huidige maand vs. begroting en vs. voorgaand jaar, alsmede cumulatieve cijfers) met zowel overzicht als gedetailleerd inzicht en realisatie en rolling forecast;
- per activiteit en geconsolideerd inzicht in de relevante KPI’s (aantal klassen/modules, aantal studenten, gemiddelde prijzen, productiviteit medewerkers, instroom studenten vs. target en vs. voorgaand jaar, etc.) en koppeling daarvan met de W&V;
- geconsolideerde balans en kasstroomoverzicht vs. begroting en voorgaand jaar;
- op basis van de rolling forecast van de W&V een rolling forecast van de liquiditeitsprognose;
- ondersteuning van de cijfermatige rapportages met grafieken om de leesbaarheid voor non-financials te vergroten.
Resultaat
Door verbeterd inzicht hebben het management en de stakeholders meer inzicht gekregen in de actuele prestaties van de onderneming en de toekomstverwachtingen. Hierdoor is het in staat om beter en sneller in te grijpen. Omdat de managementrapportage in MS Excel opgebouwd is, zijn er na ingebruikneming op basis van de ervaringen incrementeel zelf aanpassingen aan de rapportage gedaan om het inzicht verder te vergroten.
