Het afgelopen jaar heeft Kruger diverse malen een QuickScan uitgevoerd bij organisaties waar sprake is van onderhanden werken/projecten. In periode van beperkte vraag, margedruk en (dreigende) liquiditeitstekorten is inzicht in de financiële situatie van de onderneming op maandbasis van evident belang om tijdig bij te sturen. Maar gebleken is dat de wijze van rapporteren van maandresultaten op (het totaal van) onderhanden projecten vaak te kort schiet en hierdoor te beperkte stuurinformatie aanwezig is. In dit artikel wordt beschreven op welke wijze een winst- en verliesrekening inzicht kan geven in de voortgang en resultaatname van onderhanden werken/projecten.
De w/v rekening bij onderhanden werken/projecten
De wijze van presenteren van de winst- en verliesrekening en het vaststellen van resultaten op projecten verschilt sterk per onderneming. Over het algemeen geeft de winst- en verliesrekening voldoende inzicht in de ontwikkeling van de omzet, de totale personeelskosten en de indirecte kosten. Maar vaak ontbreekt in de verslaggeving een duidelijk inzicht in de ontwikkeling van het onderhanden werk. Er kan namelijk geen antwoord gegeven worden op de volgende vragen:
- Wat is het POC-resultaat (Percentage of Completion) op het verslagmoment? Met andere woorden welk resultaat moet aan de afgelopen periode toegerekend worden?
- Wat is de voortgang van het project vergeleken met de voorcalculatie?
- Welk resultaat zal met de kennis van vandaag op het project gerealiseerd worden?
- Moeten nu reeds voorzieningen getroffen worden voor projecten met een verwacht negatief resultaat?
- Worden de indirecte kosten voldoende gedekt door de dekkingsopslagen voor deze kosten?
- Wat is de efficiency van de inzet van direct personeel?
Een voorbeeld van een aangetroffen winst- en verliesrekening is hieronder weergegeven.
Naast het gebrekkige inzicht in de financiële voortgang van projecten worden gefactureerde termijnen en bestede kosten veelal direct in de winst- en verliesrekening opgenomen, met als gevolg dat de perioderesultaten (naar gelang de facturatie) sterk fluctueren. Het is dan aan de accountant om aan het einde van het boekjaar de werkelijke stand van het onderhanden werk te bepalen en deze te corrigeren op het resultaat. Kortom, het ontbreekt de onderneming tussentijds aan voldoende inzicht in de werkkapitaalpositie, die noodzakelijk is voor een onderneming met een liquiditeitstekort.
Het ontbreken van voldoende inzicht in de ontwikkeling van het onderhanden werk heeft ook zijn weerslag op een goed beeld van de toekomstige resultaat- en liquiditeitsontwikkeling. Dit betekent tevens onvoldoende stuurinformatie voor de benodigde arbeidskracht (efficiënte inzet direct personeel) en de ontwikkeling van de indirecte kosten in vergelijking met de projectomvang en de te verwachten daadwerkelijke dekking uit de projecten.
Verkrijgen van inzicht
Het aanpassen van de winst- en verliesrekening en het periodiek vaststellen van projectresultaten is een vrij gemakkelijke exercitie. Al snel kan een beter beeld worden verkregen in de resultaten van de onderneming. Echter, hiervoor dient wel inzicht te zijn in de verwachte ontwikkeling van de projecten. Deze verwachting dient geobjectiveerd te worden, maar is vaak sterk afhankelijk van het kennisniveau van projectleiders en (project-) controllers. Vooral bij deze functionarissen dient kennis aanwezig te zijn aangaande de te verwachten:
- omvang van facturatietermijnen
- kosten voor materialen, materieel, onderaanneming, etc.
- inzet van eigen personeel en derden en de daarmee gerelateerde kosten (uren maal tarief)
- percentuele voortgang van projecten
- meerwerk, etc.
Met behulp van deze informatie kan inzicht verkregen worden in de te verwachten resultaten van de lopende projecten. Indien deze informatie wordt aangevuld met betaal- en ontvangsttermijnen kunnen per project de kasstromen worden vastgesteld. Op deze wijze is het mogelijk om een eventuele liquiditeitsbehoefte te verklaren door ontwikkelingen in afzonderlijke projecten.
Hieronder is een voorbeeld weergegeven van een winst- en verliesrekening, die onder andere inzicht geeft in projectresultaten, efficiency van het directe personeel en dekkingsresultaat.
De hierboven gepresenteerde winst- en verliesrekening is gebaseerd op dezelfde informatie als de eerder weergegeven winst- en verliesrekening, echter zijn enkele posten specifiek weergegeven, dit zijn:
- Splitsing in directe en indirecte personeelskosten
- Omvang van de externe inhuur van arbeid (zzp-ers, flexwerkers, etc.)
- De aan de kostprijs toegerekende uren
- Dekking algemene kosten (AK).
Door deze rubricering te hanteren in de opstelling van de winst- en verliesrekening wordt een bredere onderbouwing van de resultaatontwikkeling van de projecten verkregen. Hieronder worden aan de hand van de gepresenteerde winst- en verliesrekening enkele conclusies getrokken.
Ontwikkeling Toegevoegde Waarde
De toegevoegde waarde (aanneemsom minus directe kosten) van de projecten staat onder druk. In 2018 bedroeg deze 8,1% van de productiewaarde en daalde in 2019 naar -/- 4,2%. Om voldoende werk te hebben werd laag ingeschreven op projecten, met als gevolg dat de toegevoegde waarde daalde.
Ontwikkeling (directe) personeelskosten
Het efficiency resultaat van het directe personeel (loonkosten minus toerekening aan onderhanden werken) liet een prima ontwikkeling zien. In 2020 is de productiviteit circa 84%, echter de looncomponent in de productiekosten laat de laatste jaren een stijging zien. Dit met als gevolg dat projectresultaten onder druk staan terwijl de productiviteit van het personeel zich positief ontwikkeld.
Projectresultaten
Door laag in te schrijven op projecten werden wel de nodige projecten gescoord. Na toerekening van de dekking voor indirecte kosten (Dekking AK) realiseerde de onderneming in 2020 een negatief projectresultaat van €750.000 ten opzichte van de €600.000 winst in 2019. In plaats van te kiezen voor afslanking van de personeelsomvang en in te schrijven tegen 'normale' prijzen werd gekozen om gas te geven op acquisitie en zodoende werden onrendabele projecten uitgevoerd, met als gevolg dat de negatieve marges sterk toenamen.
Ontwikkeling indirecte kosten
De aan projecten toegerekende dekking AK moet bij een normale projectomvang de totale indirecte kosten kunnen dekken, met andere woorden: het projectresultaat = het bedrijfsresultaat. Bij toepassing van onjuiste dekkingspercentages of bij een dalende productiviteit (lees: lagere aanneemsommen en/of minder projecten) dient de onderneming de omvang van de indirecte kosten tijdig bij te stellen. Dit is niet altijd even gemakkelijk omdat het veelal vaste kosten betreft, echter als sprake is van een goede analyse die enkele jaren omvat is zeer snel een trend te ontwaren en kan eerder ingegrepen worden.
Conclusie
De uitgebreide winst- en verliesrekening geeft in vergelijking met de vaak gehanteerde gecomprimeerde indeling inzicht in de productiviteit van het directe personeel, omvang van de indirecte kosten ten opzichte van de productieomvang (dekkingsresultaat), de toegevoegde waarde van projecten, etc. Informatie die noodzakelijk is om te weten!
Zoals eerder beschreven kan deze indeling van de winst- en verliesrekening, aangevuld met dezelfde informatie per project een goede basis vormen voor het opstellen van een liquiditeitsprognose. Hoe dit in het werk gaat wordt in het artikel Analyse balanspositie OHW beschreven.
