Inzicht om juiste keuzes te maken
Het kan voor ondernemingen uitdagend zijn de juiste keuzes te maken ten aanzien van rendement én liquiditeit. Hiervoor is het cruciaal om zowel de geld- als goederenstromen binnen de organisatie inzichtelijk te maken. Wanneer u deze goed in beeld heeft kunt u de juiste korte- en lange termijnbeslissingen nemen voor uw onderneming. Hierbij dient rekening te worden gehouden met klant- en leveranciersafspraken, en verplichtingen die zijn aangegaan met financiers en/of aandeelhouders. Besluiten die goed zijn voor de winstgevendheid van de onderneming, kunnen zeer negatief uitpakken indien de cashflow deze niet kan dragen.
Geldstromen
Binnen een onderneming zijn de hoogte en de timing van de geldstromen veelal goed inzichtelijk, met name bij de Finance afdeling. Het gaat dan bijvoorbeeld over:
- Het verwachte moment van binnenkomende omzetstromen
- Direct of conform een afgesproken betaaltermijn
- Het op regelmatige basis betalen van vaste lasten
- Leveranciers betalen conform de afgesproken betaaltermijnen
- Betalen van investeringen, aflossingen en andere verplichtingen conform afspraken.
Goederenstromen
Binnen een onderneming zijn de volledige goederenstromen veelal beperkt inzichtelijk. Dit komt omdat de goederenstroom (van inkoop tot en met uitlevering), en de ondersteunende processen die hierbij een rol bij spelen, zijn belegd bij verschillende afdelingen en/of divisies. Daarbij kunnen doorlooptijden en afspraken met externe partijen die effect hebben op deze goederenstromen veelvuldig wijzigen of wisselen. Enkele factoren die hierop impact kunnen hebben:
- Prijsontwikkelingen
- Lever- en doorlooptijden
- Weers- en seizoensinvloeden
- Betalingstermijnen
- Kwaliteit en beschikbaarheid
De goederenstromen hebben invloed op de geldstromen en vice versa. Vanuit onze praktijkervaring zien wij dat het mogelijke effect van een wijziging in de goederenstroom in veel gevallen onvoldoende bekend is binnen de gehele organisatie. Organisaties reageren veelal vanuit operationeel perspectief op veranderingen, de financiële consequenties zijn meestal niet direct inzichtelijk. De samenwerking tussen de diverse operationele afdelingen en Finance is cruciaal om de juiste inzichten boven tafel te krijgen. Finance heeft namelijk het overzicht over alle geldstromen, terwijl de operationele afdelingen in staat zijn de goederenstromen te doorgronden.
Om dit te illustreren onderstaand voorbeeld, waarin de afstemming niet heeft plaatsgevonden; er zijn keuzes gemaakt die positief zijn voor het rendement van de onderneming, maar de onderneming is niet in staat deze keuze te financieren.
Voorbeeld
Product A wordt normaliter ingekocht bij de lokale leverancier voor €20,-, met een levertijd van 14 dagen en een betalingstermijn van 14 dagen ná levering.
Doordat marges onder druk staan wordt besloten Product A elders in te kopen voor €10,-, met een levertijd van 45 dagen en een betalingstermijn van 7 dagen ná bestelling.
Bovenstaand voorbeeld heeft een positieve impact op de P&L van de onderneming en de afdeling inkoop verwacht een goede keuze te hebben gemaakt. De impact op de cashbehoefte van de onderneming is echter negatief. Deze keuze vereist een hogere werkkapitaalbehoefte omdat het geld langer vastzit in de voorraad van de onderneming. Het risico bestaat dat de onderneming door deze keuze niet kan voldoen aan klantafspraken en/of verplichtingen die zijn aangegaan met leveranciers of financiers.
Kortom, het is cruciaal dat een onderneming te allen tijde inzichtelijk heeft of een wijziging in de goederenstroom ook gedragen kan worden door de geldstromen van de onderneming.
Voorbeeld A geeft inzicht in een enkele goederenstroom binnen de onderneming, echter bestaan ondernemingen uit een veelvoud goederenstromen met elk hun eigen geldstromen. Het is een uitdaging het inzicht en overzicht te behouden over al deze goederenstromen. Hierbij ontkomt men er niet aan de hoofd- van de bijzaken te onderscheiden en de focus te houden op de hoofdzaken.
Hoe maak ik mijn goederenstromen inzichtelijk?
Organisaties hebben veelal te maken met verschillende productgroepen. Het startpunt is per productgroep te bepalen welke goederenstromen er zijn en deze op te knippen in relevante schakels. Vervolgens wordt er per schakel van de goederenstroom bepaald welke geldstroom hierbij hoort. Zie voorbeeld:
Goederenstroom Product A en Product B
In het overzicht is op een eenvoudige manier inzichtelijk gemaakt welke stappen doorlopen worden binnen een goederenproces van een tweetal producten. Elke stap heeft een bepaalde doorlooptijd, waar in dit overzicht de geldstromen nog niet gekoppeld zijn. Door dit te doen wordt inzichtelijk wat de betaaltermijnen en de doorlooptijden van de diverse stappen zijn.
Goederenstroom aansluiten op geldstromen
Wanneer de goederenstromen inzichtelijk zijn gemaakt, kunnen deze gekoppeld worden aan de geldstromen. Hierbij is het belangrijk per stap inzichtelijk te maken wat de lever- en betaaltermijnen zijn van zowel uitgaven als inkomsten.
.
In deze voorbeelden zijn de betaal- en ontvangstmomenten per stap in het productieproces vereenvoudigd inzichtelijk gemaakt. Hierbij is te zien dat de totale doorlooptijd van Product B korter is. In combinatie met een lagere inkoopprijs lijkt dit aantrekkelijk. Echter, heeft Product B aanzienlijk kortere crediteurentermijnen én een langere debiteurentermijn dan product A. Beide onderdelen hebben een negatieve impact op het werkkapitaal.
Wanneer deze inzichten beschikbaar zijn, is het vervolgens de uitdaging om de geld- en goederenstroom te optimaliseren. Door veranderingen in deze stromen door te rekenen, kan een gedegen keuze worden gemaakt of een verandering past binnen de liquiditeitspositie van de onderneming.
De afdeling Finance dient hierbij de leiding te nemen. Het is aan te raden hieromtrent vaste interne communicatie op te zetten en maandelijks te monitoren of veranderingen hebben plaatsgevonden in bepaalde geld- en goederenstromen.
Wilt u dat wij vanuit Kruger eens meedenken met het inzichtelijk maken van de relevante geld- en goederenstromen? Neem gerust contact met ons op!
Lauran van den Wijngaart
lvandenwijngaart@kruger.eu
+31 (0)6 266 720 34