In een eerder artikel hebben wij een methode beschreven waarmee het resultaat van een bouwbedrijf op één A4 kan worden getoond en geanalyseerd. Met behulp van deze analyse kan inzicht worden verkregen in de ontwikkeling van de toegevoegde waarde, projectresultaten en efficiency van direct- en indirecte kosten. Dit alles om het mogelijk te maken vroegtijdig trends te onderkennen en noodzakelijke stappen te kunnen ondernemen. We gaan nader in op de balanspositie van de onderhanden projecten en, met behulp van de verwachtingen per project, inzicht verkrijgen in de toekomstige liquiditeitsontwikkeling
Presentatie in de balans
De waardering van de post 'onderhanden projecten' in de balans vindt plaats tegen projectkosten, verhoogd met de toegerekende winst dan wel verminderd met op het project verwachte verliezen. Winstneming: is een betrouwbare schatting mogelijk, dan wordt de zogenaamde 'percentage of completion'-methode (PoC) toegepast, met tussentijdse winstneming. Is een betrouwbare schatting niet mogelijk, dan geldt in beginsel ook de eis tot toepassing van de PoC-methode, waarbij echter tussentijdse winstneming niet is toegestaan. Verwachte verliezen dienen altijd bij bekendwording direct in aanmerking te worden genomen. Voorts worden de gedeclareerde termijnen gewoonlijk in mindering gebracht op de actiefpost.
De volgende presentatie in de toelichting op de balans wordt veelvuldig gehanteerd:
Wat zegt de balanspositie 'onderhanden projecten' nu?
De toelichting op de onderhanden projecten, zoals deze normaliter in de jaarrekening wordt gegeven, is dus summier. De totale stand onderhanden werk zegt feitelijk niets over het aantal projecten en de omvang per project, de toegerekende winsten en voorziene verliezen.
(Liquiditeits-)prognose
Regelmatig wordt ons de vraag gesteld een interne resultaat- en liquiditeitsprognose van een onderneming te valideren. Maar al te vaak moeten wij concluderen, dat de interne prognose is opgesteld ervan uitgaande dat de gemiddeld gerealiseerde productie over de afgelopen periode ook in de toekomst zal worden gehandhaafd, met dezelfde marges en vergelijkbare mix in verschillende productiekosten. De prognose wordt meestal niet opgebouwd uit de afzonderlijk lopende projecten en nog te scoren c.q. op te starten projecten. Derhalve wordt gebrekkig inzicht verkregen in de efficiënte inzet van mens en middelen en is er veelal geen inzicht in eventuele verwachte verliezen op projectniveau. Wij zullen een aantal stappen toelichten op welke wijze vanuit de projectportefeuille een (liquiditeits-) prognose kan worden samengesteld.
Stap 1
Er dient inzicht te worden verkregen in de samenstelling van de onderhanden projecten. Als startpunt voor de prognose en liquiditeitsprognose wordt hier gekozen voor de datum 31 december 2021. In een handzaam overzicht kan per project de bestede kosten (materialen, uren, onderaannemers, materieel, etc.), de geboekte Dekking AK en de omvang van de gefactureerde termijnen worden opgenomen. Dit overzicht kan er als volgt uitzien:
Totaal is er dus per 31 december 2021 €25,5 mln. aan kosten (inclusief Dekking AK) geactiveerd en €25,250 mln. aan termijnen gefactureerd. De projectnummers 2 t/m 9 zullen naar huidige inzichten een positief resultaat genereren, derhalve is voor deze projecten op basis van de voortgang (POC) een winst toegerekend (totaal € 500.000 winst). De verwachting voor project A is minder rooskleurig; het verwachte verlies ad €1 mln. is volledig voorzien.
Stap 2
Om de resultaten door de POC-methode aan de betreffende periode toe te rekenen dient er inzicht te zijn in de totale verwachte resultaten op de betreffende projecten. Veelal zien wij dat klanten hier een globale toerekening toepassen op basis van het gemiddelde rendement over de afgelopen periode. Het mag duidelijk zijn dat deze methode te kort door de bocht is. De benodigde informatie kan gevonden worden in de afgesloten aanneemovereenkomsten, offertes, voorcalculaties, personeelsplanningen, gesprekken met projectleiders, etc.
De verwachting per project is als volgt weer te geven:
Stap 3
Nu we weten wat de nog te factureren termijnen en nog te bestede kosten per project zijn, kunnen we een schatting maken voor de productie voor de komende periode. We zullen dit voor twee projecten nader uitwerken.
Project A
Dit project is per 31 december 2021 voor 80 procent technisch gereed. Over de komende periode dient nog €852.000 te worden gefactureerd en zal er nog €1,3 mln. aan kosten worden gemaakt. We gaan in het voorbeeld ervan uit dat het project in de maanden januari t/m april verder wordt afgerond.
De facturatie van de (restant) aanneemsom is gebaseerd op contractuele afspraken met de opdrachtgever. De inzet van mens en middelen is afgestemd met de projectplanning en projectleider. In het voorbeeld wordt geen resultaat meer toegerekend aan de afzonderlijke maanden, dit omdat reeds 100 procent van het verlies op 31 december 2021 genomen is.
Project J
De werkzaamheden voor dit project zijn per 31 december 2021 nog niet aangevangen. De gecontracteerde aanneemsom bedraagt €6,7 mln. en het verwachte resultaat bedraagt €255.000. Het project start in de maand mei en loopt t/m het eerste kwartaal van 2022. Om het project op te starten worden wel uren (in maart en april) besteed door de afdeling Werkvoorbereiding.
Het resultaat wordt toegerekend naar gelang de voortgang van de kosten.
Stap 4
Nu voor alle projecten een overzicht is gemaakt van de verwachte facturatie en verwachte productiekosten kan deze getotaliseerd worden en ontstaat inzicht in de maandelijkse facturatie en productie.
Stap 5
Met behulp van de totaalkolom '2022' kan nu de prognose voor 2022 worden ingevuld. We gebruiken hiervoor de winst- en verliesrekening format zoals in de juli Update is gepresenteerd (zie hieronder).
De aansluiting tussen de maandelijkse prognose en de totale verwachting voor 2022 in bovenstaand overzicht is duidelijk zichtbaar. De overige kosten (personeelskosten e.d.) voor 2022 hebben wij gelijk gehouden aan 2021. Op deze wijze is duidelijk zichtbaar dat bij een verbeterd bedrijfsresultaat de onderneming nog mogelijkheden heeft om te besparen in directe personeelskosten, daarnaast is ook het dekkingsresultaat hoog en kan mogelijk bespaard worden op kosten.
Stap 6
Het verwachte resultaat is bepaald en indien deze in maandelijkse termijnen wordt opgesteld kan het dienen als input voor de liquiditeitsprognose van 2022. Het gaat wat ver om de wijze van opbouwen van een gedetailleerde liquiditeitsprognose te geven, wij kunnen u hierin natuurlijk wel ondersteunen. Wij zullen summier ingaan op de effecten van de huidige resultaatprognose op de huidige liquiditeit.
De goede lezer had al kunnen opmerken dat de onderneming ondanks het fors verbeterde resultaat in 2022 een sterke behoefte heeft aan liquide middelen. Namelijk, over 2022 factureert de onderneming
€19.225.000 en bedraagt de totale omvang van de uitgaven voor de projecten €24,6 mln. De mutatie onderhanden werk bedraagt €6,3 mln. (toename). Dat wil zeggen dat de productie (omvang van de kosten + winst -/- verlies) hoger is dan de facturatie van termijnen.
De totale liquiditeitsbehoefte van deze onderneming bedraagt €6,1 mln.
Deze is als volgt te berekenen:
In de cijfers van de voorgaande boekjaren kun je zien dat jaarlijks bijna 100 procent van de productie ook daadwerkelijk gefactureerd wordt. Over het boekjaar 2022 is dit slecht circa 75%. Dus ondanks een goed productieniveau en een positief resultaat blijft de facturatie achter en is er in dit geval sprake van een substantiële liquiditeitsbehoefte.
Conclusie
In het artikel Resultatenanalyse op één A4 is de gecomprimeerde winst- en verliesrekening omgebouwd naar een winst- en verliesrekening die inzichten geeft. In dit artikel is vanuit de projectdetails in 6 stappen een resultaatprognose opgesteld. Dus niet vanuit de ervaringscijfers, maar vanuit aanneemovereenkomsten, voorcalculaties en gesprekken met projectleiders.
De wereld om ons heen is de afgelopen jaren veranderd. De crisis heeft ook effect gehad op projectomvang, -risico's en -marges. Maken we meer gebruik van onderaannemers of doen we het toch met eigen personeel? Hoe efficiënt gaan we om met ons personeelsbestand? De antwoorden op deze vragen kunnen een significante invloed hebben op het resultaat van de onderneming, maar ook op de liquiditeit.
