Strategisch belang van inkoop

Jan Benedictus

Bij herstructurering en gezonde bedrijven

Situatie

Ondanks de ontwikkelingen van inkoop de afgelopen jaren, wordt dit vakgebied bij veel bedrijven nog steeds onderschat en kan inkoop op diverse gebieden nog veel waarde toevoegen.

Inkoop situaties die wij regelmatig tegenkomen:

• Veel nadruk op prijs en korte termijn gewin.
• Beperkte impact analyse van interne wensen/eisen en hoe de inkoopmarkt van leveranciers eruitziet.
• Beperkt aandacht voor inkoopstrategie (direct van inkoopanalyse naar onderhandelingstactiek).
• Beperkt besef dat inkoop een substantieel deel van de totale kosten is, waardoor inkoopvoordelen al snel leiden tot forse resultaatsverbetering. Bijvoorbeeld met beperkt inzicht in de kostenopbouw en daarmee een benadering van variabele/vaste kosten, blijkt dat bij verdubbeling van inkoopvolume bij een leverancier de kostprijs van het betreffende artikel in veel gevallen met circa 15-25% daalt.
• Te operationeel aangepakt en gefragmenteerd ingericht.
• Te weinig rekening gehouden met en te weinig informatie gedeeld met (strategische) leveranciers waardoor deze onvoldoende bijdragen aan wensen (leadtimes, kwaliteit, efficiency, etc.), doelen en strategie van het bedrijf.

Belang van inkoop

Inkoop is voor veel bedrijven van strategisch belang, om de strategie uit te kunnen voeren, om doelen te behalen en om de waarden van het bedrijf in de praktijk te brengen.

Daarbij is de focus van inkoop de afgelopen jaren verschoven van 'prijs' naar 'kosten' naar 'waarde'.

Voor focus op 'kosten' zijn diverse tools aanwezig, zoals kostprijs analyses, (gedeeltelijke) open book calculaties e.d. Bij 'waarde' kunnen diverse zaken van belang zijn, waaronder duurzaamheid en gezondheidsaspecten. Hierbinnen speelt inkoop (en dus transparantie) van grondstoffen en producten een belangrijke rol.

Verder is het van belang dat de impact van betreffende grondstof of product/categorie op de business en de situatie op de inkoopmarkt (bijv. aantal leveranciers) bepalend is of bijvoorbeeld lang of juist (deels) korte termijn wordt ingekocht, type contract, inkooptactieken, etc.

Voorwaarden voor succes

Inkoop dient professioneel aangepakt te worden door het op strategisch, tactisch en operationeel niveau in te vullen. Hierbij dienen de volgende vier gebieden ingericht en ontwikkeld te worden.

Een beknopte uitwerking van het inkoopproces om te komen tot een goede inkoopstrategie is hieronder stapsgewijs weergegeven (uitwerking van eerste bol). Dit proces kan zowel eenmalig worden gebruikt om het belang van inkoop te bepalen, als structureel worden ingericht.

1. Bepaal inkoop omvang, opdracht en doel.
2. Bepaal business impact door interne analyse van betreffende product/categorie/grondstof: spend analyse (€, volume, # producten, # leveranciers), bestaande contracten, klant voorkeuren en strategisch belang voor bedrijf, productspecificaties e.d.
3. Bepaal leveranciers risico/complexiteit door analyse inkoopmarkt: huidige leveranciers en performance, aantal potentiële leveranciers, concurrentie, capaciteit, switch potentie, substitutie, belang van risico spreiding, leveranciers eisen e.d.
4. Bepaal de inkoopstrategie, na analyse stap 2 en 3 en door o.a. de volgende vragen: wat is de business impact en wat is het leveranciersrisico, hoe de bedrijfsstrategie en het doel te bereiken, wat is de focus (prijs, kosten of waarde), met hoeveel potentiele leveranciers kunnen de bedrijfsdoelen worden behaald, wat levert korte termijn of lange termijn samenwerking/ contracten op? En ook: hoe interessant zijn wij voor de leveranciers en daarmee wat zal hun gedrag zijn en wat kunnen we van hen verwachten?
5. Onderhandelingen en selectie: op basis van inkoopstrategie wordt de onderhandelingstactiek bepaald, leveranciers selectie gedaan op basis van long en short list en onderhandelingen.
6. Uitvoering en leveranciers management: orders, processen op elkaar aansluiten, informatie uitwisseling, monitoring performance, etc.

Van strategie naar tactiek

Afhankelijk van de inkoopstrategie kan gebruik worden gemaakt van diverse inkooptactieken. Indien het leveranciersrisico laag is (meerdere alternatieven, overcapaciteit, switching mogelijk e.d.) dan is het aannemelijk om andere tactieken en tools toe te passen dan wanneer er beperkte alternatieven zijn, ondercapaciteit is, geen/beperkte switchings mogelijkheden e.d. zijn (hoog leveranciersrisico). Daarbij bepaalt de business impact het belang van het product/categorie/grondstof voor het bedrijf. Daarnaast zijn er enkele tactieken en tools die in veel situaties kunnen worden gebruikt, zoals (beperkt of gedetailleerde) kostprijs analyses, inzicht in grondstof- en marktontwikkelingen en zo mogelijk product/specs harmonisatie zodat het volume toeneemt.

Afsluitend

Alhoewel het inkoopvak bij veel bedrijven in positieve ontwikkeling is, zien wij ook dat nog veel valt te verbeteren. Voornamelijk als het gaat om het strategische belang dat inkoop kan spelen en ook bij potentiele kostenbesparingen. In het laatste geval gaat het niet alleen om prijs, maar ook om waarde ten opzichte van kosten, procesverbeteringen, optimalisatie van de keten en de logistiek.