Noodzaak sturingsinformatie

Tom Reijnen

 

Deze titel lijkt weinig 'nieuws' te bevatten. Onze praktijk wijst echter helaas uit dat het belang van sturingsinformatie onvoldoende wordt onderkend. Er wordt hierbij niet gedoeld op de rapportage zoals de accountant die controleert; het gaat om de praktische bedrijfseconomische sturingsinformatie die u als ondernemer nodig heeft om de koers van uw onderneming te bepalen:

  1. goede interne rapportageset; en
  2. rapportages aan 'stakeholders', zoals financier(s), kredietverzekeraars, RvC en aandeelhouders.

Naast 'cijfers' is inkadering van de informatie uiteraard van belang. Stakeholders zijn niet voor niets 'stakeholders': ze dienen tijdig en goed over het reilen en zeilen van uw onderneming te worden geïnformeerd, zodat u ook zinnig commentaar van die stakeholders kan ontvangen.

Een goede rapportage-set is bepaald geen 'abc-tje', terwijl dit wel cruciaal is. En juist in tijden van onzekerheid en bij verandering van koers moet u zeker de vinger goed aan de pols kunnen houden.

Helaas wordt sturingsinformatie veel te vaak beperkt tot slechts een tussentijdse verlies- en winstrekening en enige vergelijkingen met een budget. De gerapporteerde informatie is of op een te globaal niveau, of enkel gestoeld op vennootschappelijke structuur, of op een veel te gedetailleerd niveau waarbij een grote brei aan informatie over de ontvangers wordt uitgestort, vanuit de gedachte: 'je kan maar beter alles melden'. De ontvanger van de cijferbrei ziet door de bomen het bos niet meer en heeft onvoldoende zicht hoe de cijfers moeten worden beoordeeld/geïnterpreteerd en wordt daardoor onzeker over de gang van zaken. Bij onzekerheid zijn aanvullende informatierondes noodzakelijk, maar het gevoel van onduidelijkheid en beperkte controle blijft hangen. Het doel wordt niet bereikt, namelijk een duidelijke 'foto' van de stand van zaken.

Hiermee trekken wij bij u aan de B.E.L.: Balans, Exploitatie en Liquiditeit.

Goede sturingsinformatie moet naar ons idee voldoen aan onderstaande voorwaarden:

  1. Goede indicatoren over de gang van zaken.
  2. Snelle beschikbaarheid (is ook een indicator over de controle die u als ondernemer kunt c.q. wilt uitoefenen op uw bedrijf).
  3. (bron-)Bestanden waaruit informatie wordt getrokken zijn up-to-date, stabiel en integer (betrouwbaar en veilig). Dus bijvoorbeeld geen afhankelijkheid van een kleine softwareleverancier.
  4. Een 'dash-board' waarmee in een oogopslag met normen voor 'key performance indicators' de stand van zaken helder is en waardoor u direct kunt bijsturen.
  5. Balans, Exploitatieoverzicht en betrouwbare Liquiditeitsprognose.
  6. Vaste frequentie.
  7. Korte toelichting (maximaal 1 A4tje) in vaste rubrieken.

Een praktisch gegeven dat we helaas veel te vaak meemaken: u signaleert een probleem in uw onderneming niet of u signaleert een probleem te laat, waardoor u met het gevolg daarvan geconfronteerd wordt: liquiditeitskrapte. Op het moment dat u daarmee geconfronteerd wordt gaat één van uw belangrijkste stakeholders zich nadrukkelijker met u bemoeien: de bank. De bank heeft er uiteraard alle belang bij dat die liquiditeitskrapte wordt opgelost, maar het zou beter zijn als u die situatie kunt voorkomen.

Naast een duidelijke waarschuwingssignaal als 'liquiditeitskrapte' dient u in het algemeen -als kapitein aan het stuur van uw schip- te weten waar u bent, kunnen vertrouwen op uw kompas en (voor wat betreft de liquiditeit) dieptemeter. En als de omstandigheden verslechteren, informatie beschikbaar hebben om uw onderneming door moeilijke wateren en/of zwaar weer heen te loodsen.

Het is verstandig regelmatig onderhoud uit te voeren op de opzet en kwaliteit van uw rapportage-set, waarbij de volgende vragen beantwoord dienen te worden:

  • Wat zijn de huidige cruciale indicatoren voor mijn bedrijfsvoering?
  • Kan ik voldoende en tijdig sturen met mijn huidige 'dash-board' op de gang van zaken in mijn onderneming?
  • Zijn mijn bedrijfsprocessen goed en efficiënt op elkaar afgestemd?
  • Hoe is kwaliteit van mijn 'financiële flank': financiële administratie, cash management, financiële organisatie, processen en bedrijfsplatform?

Goed kunnen sturen door beschikking te hebben over een tijdige bondige complete rapportage-set is cruciaal, maar vaak een behoorlijke uitdaging voor veel ondernemingen. Het is ons vak dat snel en goed inzichtelijk te maken en daar praktische en haalbare voorstellen op te doen. Eventuele besparingsmogelijkheden nemen wij daarbij uiteraard in mee; dat doen we al 25 jaar!

nieuwsbrief