Met OHP beheersing naar echt resultaat

 

Praktijkcasus bij een constructiebedrijf

Bedrijven die veel projecten uitvoeren zijn er allemaal mee bekend: de post Onderhanden Projecten op de balans. Of het nou om een bouwbedrijf, installateur of onderzoeksbureau gaat, het goed inzichtelijk houden van de onderhanden projecten, ofwel OHP, is voor deze bedrijven een essentiële, maar ook vaak lastige taak. Regelmatig zien wij bedrijven waarbij de projectleiders operationeel uitstekend werk leveren, maar niet of slecht op de hoogte zijn van de financiën gedurende hun project. Groot nadeel hiervan is dat projectleiders hierdoor qua uitvoering een mooi project kunnen maken, maar het project voor het bedrijf niet zo mooi is omdat er te weinig aan wordt verdiend. Bovendien komt de waardering en dus het periodieke resultaat van de projecten door deze werkwijze vrijwel volledig bij de financiële afdeling te liggen, die uiteraard een minder goed zicht heeft op de verwachte resultaten van het project.

Omdat inzicht in de OHP balanspositie zo cruciaal is voor projectenbedrijven, besteden wij veel aandacht aan de opbouw van de balanspost OHP en de verwachte ontwikkeling van de OHP. Helaas hebben wij al enkele keren moeten concluderen dat de gerapporteerde positie geen juiste reflectie van de werkelijkheid was. Zo bleek bij een bouwbedrijf dat veel reeds afgeronde projecten nog op de balans een waarde hadden en zagen we bij een machinefabriek dat ook (oude) voorraad in de OHP was 'geparkeerd'. Op een praktijkcasus van begin vorig jaar waar we wel een grote schok kregen na analyse van de OHP, gaan we wat dieper in.

Een constructiebedrijf heeft al een tijd te kampen met rentabiliteitsdruk en rapporteert een kleine winst. Echter de liquiditeitspositie verslechtert. Het constructiebedrijf schakelt Kruger in met als opdracht: Inzicht creëren in de huidige situatie ('foto maken' door een zgn. scan/independent business review) en advies geven ter verbetering van de rentabiliteit. In deze praktijkcasus zullen we alleen ingaan op de OHP.

Een eerste analyse van de balans en winst- en verliesrekening in combinatie met gesprekken met de directie geeft vertrouwen. Er is werk aan de winkel, maar de administratie lijkt in ieder geval op orde. Omdat er nog wat onduidelijkheid is over de OHP besluiten we daar verder naar te kijken en al snel bekruipt ons een ongemakkelijk gevoel. Niemand in de organisatie lijkt echt volledig inzicht te hebben wat er in de OHP staat of hoe deze post is opgebouwd, ook de projectleiders niet. De financiële manager laat ons de afgesloten projecten zien en geeft aan dat voor de lopende projecten wordt uitgegaan van een gemiddeld rendement op basis van het verleden. Deze informatie geeft te weinig inzicht.

Een juiste manier om de OHP positie inzichtelijk te krijgen is door deze op te bouwen vanuit de individuele projecten. Alle projecten van het constructiebedrijf worden daarom in een overzicht gezet met daarin de geboekte materialen, werk derden en uren, gefactureerde termijnen en het geboekte resultaat. Daarnaast wordt per project ook aangegeven wat naar verwachting het eindresultaat zal zijn. Helaas sluit de optelling van alle projecten niet aan bij het balanstotaal en blijken bij de projecten verliezen te worden verwacht die nog niet zijn geboekt. Dit leidt tot groot wantrouwen in de getoonde OHP positie en dus in het gerealiseerde resultaat. Wat wordt er nu eigenlijk geboekt? Waarop baseert de bedrijfsleiding zich bij haar beslissingen?

Om nu en in de toekomst de kern van het bedrijf (de projecten) beter in de grip te houden wordt een aangepast plan van aanpak gekozen. Alle projectleiders geven van elk van hun projecten samen met de administratie aan wat de status en de verwachting is. De projectleider moet hierop aftekenen.

Het voordeel van deze methode is dat alle projecten worden meegenomen en relatief eenvoudig bijgewerkt kunnen worden voor een volgende termijnrapportage. Daarnaast komt de verantwoordelijkheid organisatie-breed te liggen, dat de betrokkenheid bij het resultaat significant vergroot. Het totaal overzicht geeft de directie en medewerkers de gelegenheid om de effecten van diverse projecten beter te overzien en gezamenlijk oplossingen te zoeken voor project gerelateerde problemen. Dit gaat verder dan de rentabiliteit per project, want vanuit de planning en verwachte eindresultaten per project wordt ook zichtbaar wat de effecten zijn op de liquiditeitsbehoefte.

De exercitie heeft helaas een schokkend resultaat: Er blijkt een groot verlies op de balans 'geparkeerd' te staan. Dit verlies had al veel eerder genomen moeten worden en leidt tot rode jaarcijfers. Doordat het getoonde (financiële) inzicht in de projecten te beperkt was werden de problemen onderschat en werden lange tijd te beperkt maatregelen genomen.

Uiteindelijk wordt op basis van het onderzoek stevig ingegrepen om weer tot een winstgevend bedrijf te komen. De directie geeft aan dat zij dankzij het verbeterde inzicht in de projecten weer grond onder de voeten heeft gekregen op basis waarvan gefundeerde beslissingen genomen kunnen worden.

Voor meer informatie over onderhanden projecten, zie ook:

nieuwsbrief